02 2018

Uit de redactie Editie 2018-02

KEI-jammer

2018 was amper begonnen toen op 8 januari op landelijk Intro het bericht verscheen dat het programma Kwaliteit en innovatie (KEI) tegen het licht wordt gehouden. Deze reflectie leidde binnen enkele dagen tot het besluit van de Raad voor de rechtspraak om alle nog beschikbare middelen in te zetten voor de invoering van digitaal procederen in civiele zaken en de invoering van digitaal procederen in bestuurszaken daarop te laten wachten. Als er in 2019 weer geld beschikbaar is, dan gaat de ontwikkeling van digitaal procederen in bestuurszaken pas door. Dat is jammer. Kai-jammer, zoals dat in Brabant ook wel wordt gezegd. In de eerste plaats was KEI-bestuursrecht een heel eind op weg. Er wordt al meer dan een jaar digitaal geprocedeerd in asiel- en bewaringszaken. Dat waren in 2017 15.229(!) zaken (landelijk). In de overige vreemdelingenzaken was KEI bijna klaar om in te voeren. Bovendien is de procedure in de Algemene wet bestuursrecht (reeds voor KEI de meest moderne procedure in Nederland) al ingericht voor KEI en is er een landelijk procesreglement bestuursrecht voor KEI. Er is grote behoefte aan de mogelijkheid van digitaal procederen bij de rechtbank. Geen gesleep meer met dossiers, gelijktijdig kunnen werken aan zaken en veel betere regiemogelijkheden, door snelle en transparante communicatie met partijen. Die regievoering is onmisbaar voor het ultieme streven van iedere (bestuurs)rechter: de oplossing van het achterliggende conflict. Regievoeren is echter op dit moment makkelijker gezegd dan gedaan. Een bericht aan partijen gaat over meerdere schijven en via handgeschreven instructies. Als het nu snel moet, dan moet de telefax nog uitkomst bieden. Voor zover mogelijk. Het duurt ‘even’ om een dik onderzoeksrapport te faxen. Kennelijk heeft de Raad voor de rechtspraak gedacht dat het bestuursrecht dan ook wel even kan wachten.

Het kan echter ook anders. Alle hiervoor genoemde voordelen kunnen worden binnengehaald met een lichte versie van KEI. Enkele wijzigingen die niet veel geld of tijd hoeven te kosten:

  1. Maak het mogelijk dat geselecteerde procespartijen (bestuursorganen en advocaten/professionele gemachtigden) mogen mailen met de Rechtspraak en dat de Rechtspraak met deze partijen mag mailen. Dat heeft veel voordelen. Bijna alle bestuursorganen bewaren hun procesdossiers digitaal. Deze procesdossiers worden nu alleen geprint als de zaak bij de rechter uitkomt. Maar deze procesdossiers kunnen ook worden gemaild naar de rechtbank. Ook professionele gemachtigden zouden hun processtukken moeten kunnen mailen naar de rechtbank. Waarom niet mail voor iedereen mailen? Met de betreffende groep wordt beveiligd mailverkeer eenvoudiger. Het is een overzichtelijke groep  en zo kan sneller worden voldaan aan de Algemene verordening gegevensbescherming. Bovendien doen bestuursorganen en professionele partijen minimaal net zoveel om virussen te voorkomen als de Rechtspraak (waarschijnlijk nog veel meer). Om te mailen hoeft de Awb niet te worden aangepast. Art. 8:40a Awb laat elektronisch dataverkeer al toe, maar uitsluitend op de door de gerechten aangegeven wijze. We hoeven dit alleen maar uit te werken en aan te geven. Voor digitaal procederen via KEI blijft de daarop aangepaste Awb overigens van toepassing en als KEI uiteindelijk werkt, treedt dat in de plaats van mailverkeer.
  2. De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State werkt al vier jaar met een gedigitaliseerd dossier in complexe meerpartijengeschillen die meervoudig worden afgedaan. Dat doet ze om te wennen aan en te experimenteren met het digitale werken. Inkomende papieren post wordt ingescand en is toegankelijk voor de zittingscombinatie die de zaak moet afdoen. De leden van deze zittingscombinatie kunnen gelijktijdig in het dossier werken of thuis werken en instructies geven aan de administratie in het digitale dossier. Een papieren kopie van het dossier blijft bewaard. De schermen van de Raad van State lijken overigens op ‘mijn werkomgeving’ in het nu werkende KEI-bestuursrecht. De rest van de bestuursrechtspraak zou ook zo’n gedigitaliseerd dossier moeten hebben. Het handgeschreven instructieblad kan verdwijnen en we kunnen met een druk op de knop communiceren met partijen. Regievoering in een zaak (een van de belangrijkste professionele standaarden) wordt eenvoudiger en dat maakt ons hele werk eenvoudiger. Misschien moeten we over vier jaar omschakelen naar een nieuw systeem, maar de hele (computer)wereld krijgt minimaal één keer per jaar een update dus dat kan het probleem niet zijn. Wel zal alle overige binnenkomende post moeten worden gescand. Die scanstraten zijn zo geïnstalleerd en moeten er toch al komen.

Dat is alles. Het huidige zaakregistratiesysteem dateert uit de vorige eeuw maar werkt nog steeds. De administratie blijft even onmisbaar als nu het geval. Dat zal niet meer of minder kosten. De rest blijft zoals het is, ook het op papier corresponderen met niet-professionele procespartijen. Ook blijft een kopie van het papieren dossier bewaard. Maar door de twee ingrepen wordt de bestuursrechtspraak echt modern en kunnen we verder vooruit in plaats van stilstaan. Is het dan echt zo moeilijk, kost het dan echt zoveel en moet dit echt nog vier jaar duren?

Top